Wie Sie eine Reservierung stornieren

Solange eine Reservierung noch nicht eingecheckt ist, kann sie storniert werden:

 

Beim Stornieren öffnet sich standardmäßig der Dialog zur Auswahl der Turnaway-Gründe. Wählen Sie einen Turnaway-Grund und geben Sie, wenn gewünscht, einen weiteren Begründungstext für die Stornierung ein:

Klicken Sie auf OK um die Reservierung zu stornieren.

Wenn eine Reservierung storniert wird, erzeugt protel Air automatisch eine eindeutige Stornonummer, die Sie in der Reservierungs- und der Stornoliste als eigene Spalte einblenden können. Ihr Vorteil: Sie können aktiv nach einer bestimmten Stornonummer suchen. Zusätzlich wird die Stornonummer im Reservierungsdialog neben der Reservierungs- und CRS-Nummer angezeigt. Stornonummern werden mit dem Präfix „CX“ gekennzeichnet, damit sie gut von den anderen Nummern unterschieden werden können.

Hintergrundinformationen

Sie können nur Reservierungen stornieren, die noch nicht eingecheckt sind.

Die aktive Liste "Stornierungen" listet alle Stornierungen inkl. Turnaway-Grund für einen gewählten Zeitraum auf.

Die Eingabe von Turnaway-Gründen kann bei Bedarf abgeschaltet werden, so dass Reservierungen ohne weitere Angabe von Gründen storniert werden können. Bitte wenden Sie sich an das Cloud-Support Team oder Ihren protel Partner, wenn Ihr System entsprechend eingestellt werden soll.

Stornieren einer Reservierung mit Stornogebühr

Wenn für die Reservierung eine Stornobedingung hinterlegt ist und die Reservierung nach Ablauf der Stornofrist storniert wird, erhalten Sie einen Hinweis, der Sie über die Höhe der anfallenden Stornogebühr informiert: "Beim Stornieren dieser Reservierung fallen folgende Stornogebühren an: (Res.-Nr. und Stornogebühr in der Hotelwährung) Wie möchten Sie fortfahren?"

Beispiel:

Der Dialog bietet Ihnen drei Möglichkeiten an:

Button

Erläuterung

Stornieren

Klicken Sie hier, wenn Sie die Reservierung inklusive der Stornogebühr stornieren möchten.

Anschließend wird die Reservierung storniert.

Die automatisch berechnete Stornogebühr wird auf die zugehörige Rechnung/das Gast-Konto gebucht. Zur Buchung der Gebühr wird ein einheitlicher Storno-Artikel benutzt (mehr erfahren).

Die Rechnung verbleibt im System, bis sie beglichen und ausgecheckt wurde.

Nicht Stornieren

Klicken Sie hier, wenn die Reservierung nicht storniert werden soll. Die Reservierung bleibt entsprechend im System.

Stornieren ohne Gebühr

Klicken Sie hier, wenn Sie die Reservierung ohne die anfallende Stornogebühr stornieren möchten. Die Reservierung wird daraufhin ohne die Stornogebühr storniert.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie die jeweilige Berechtigung dafür haben (siehe unten).

Bitte beachten

Bei Reservierungen, bei denen es einen Saldo auf der Rechnung gibt (z.B. eine Anzahlung), muss, wie gewohnt, erst die Rechnung beglichen werden, bevor die Reservierung storniert werden kann.

Benutzerrechte

Ein besonderes Benutzerrecht wird benötigt, wenn der Benutzer in der Lage sein soll, eine Reservierung, für die Stornogebühren anfallen, ohne Buchung der Stornogebühr zu stornieren.


Abb.: System > Benutzeradministration > Benutzerrolle bearbeiten / Rechte-Reiter

Das Recht ist automatisch in der PAir Front Office Rolle enthalten.

Tipp

Wenn Sie mit eigenen Rollen arbeiten, können Sie das Recht folgendermaßen hinzufügen:

  1. Öffnen Sie den Programmpunkt System > Benutzeradministration > Benutzerrollen.

  2. Doppelklicken Sie die Benutzerrolle, der Sie das Recht hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie in der Rolle den Rechte-Reiter - siehe folgende Abbildung.

  1. Geben Sie als Suchbegriff PAirOverwriteCancellationFee ein - vgl. folgende Abbildung.

  1. Klappen Sie im linken Fensterbereich die Gruppe auf (auf das kleine Pluszeichen vor dem Ordner klicken).

  1. Markieren Sie das Recht PAirOverwriteCancellationFee und klicken auf das grüne Pluszeichen um das Recht der Rolle hinzuzufügen.

  1. Löschen Sie den eingegebenen Suchbegriff um alle zugewiesenen Rechte zu sehen.

Alternativ können Sie auch eine eigene Rolle "Cancel without cancellation fee" o. Ä. anlegen. Der Vorteil hierbei liegt darin, dass Sie die Rolle "einzeln" für bestimmte Benutzer vergeben können.

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Ausgabe von Stornoinformationen in Ihren Dokumenten

Die Daten einer stornierten Reservierung können mit folgenden Ersetzungscodes in Ihren erweiterten Reservierungstexten wiedergegeben werden:

Information

Ersetzungscode

Stornonummer

${voidIDs}

Stornodatum

${voidDate}

Stornogrund

${voidReason}

Stornotext

 ${voidReasonText}

Stornouser

${voidUser}

In Ihren Rechnungstexten (Stornorechnungen) kann auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verwiesen werden:

Information

Ersetzungscode

Original Rechnungsnummer

${originalInvCode}

 

Bei Fragen zur Einbindung von Ersetzungscodes in Ihre Vorlagen schauen Sie bitte hier oder fragen Sie das protel Cloud Support Team oder Ihren protel Händler.