Achtung!

Mit dem protel Air-Upgrade im Sommer 2020 haben sich nicht nur die Oberfläche sondern auch viele Funktionen in protel Air geändert.

Die aktualisierte Anleitung finden Sie in der neuen protel Air Hilfe.

Bitte beachten: Wir sind nach wie vor in einem Migrationsprozess. Daher kann es sein, dass Sie einige Funktionen immer noch wie in dieser Hilfe beschrieben nutzen können.

Wir werden diese Hilfe aus diesem Grund noch nicht komplett löschen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Support!

Diskrepanzen

[Housekeeping > Diskrepanzen]

Inhalt EinblendenAusblenden

Aufruf

Filteroptionen

Spalten

Status und FO/HK Status

Weitere Funktionen

Zimmerstatus ändern

Spalten verschieben, ein- oder ausblenden

Drucken

Benutzerrechte

Aktionsprotokoll

Wie man Zimmerdiskrepanzen auflöst

Mit dieser Funktion können Sie den im Front Office angezeigten Belegungsstatus eines Zimmers mit dem vom Housekeeping vorgefundenen Belegungsstatus abgleichen. Mögliche Diskrepanzen werden unmittelbar in einer eigenen Spalte angezeigt.

Eine Diskrepanz kommt zustande, wenn der im Front Office aufgeführte Belegungsstatus (= FO Status) von dem Status abweicht, wie er vom Housekeeping-Personal vorgefunden und eingegeben wird (= HK Status).

Benefit: Durch das Erfassen möglicher Diskrepanzen und deren Korrektur wird stets ein korrekter Belegungsstatus in protel Air geführt, was Umsatzverluste verhindern und im Ergebnis zur Umsatzsteigerung beitragen kann.

Insgesamt gibt es drei Arten von Diskrepanzen:

Im Haus?- Zimmer, die im Front Office als frei aufgeführt sind, vom Housekeeping aber als belegt gemeldet werden. Dieser Fall tritt beispielsweise ein, wenn ein Gast an der Rezeption seine Rechnung begleicht und anschließend wieder in sein Zimmer zurückkehrt - zu diesem Zeitpunkt also gar nicht auscheckt. Davon ausgehend, dass der Gast abgereist ist, wird das Zimmer im Front Office ausgecheckt und als frei geführt. Im Gegenzug stellt das Housekeeping beim Betreten des Zimmers fest, dass der Gast noch anwesend ist und ändert den Belegungsstatus auf 'Belegt', bis der Gast tatsächlich abreist.
Abgereist? - Zimmer, die im Front Office als belegt aufgeführt sind, vom Housekeeping aber als frei gemeldet werden. Ein 'Abgereist?' kann auftreten, wenn ein Gast morgens abreist ohne an der Rezeption auszuchecken. Beispiel: Eine Reservierung wurde bereits beim Check-in vollständig bezahlt oder es wurde ein Express Check-out durchgeführt, weil das Empfangspersonal vor dem Abreisetag vom Gast einen Kreditkartenabzug genommen hat oder eine Kostenübernahmeerklärung vorliegt. In solchen Fällen kann der Gast den Zimmerschlüssel beispielsweise im Zimmer lassen und direkt abreisen. Wenn das Housekeeping eintrifft und das Zimmer reinigt, wird das Zimmer als 'frei' gemeldet, während es im Front Office noch als 'belegt' aufgeführt ist.
Personen - Es kann sein, dass es Diskrepanzen zwischen der im Front Office gemeldeten Personenzahl pro Zimmer und der vom Housekeeping gemeldeten Personenzahl gibt. Diese Option erlaubt dem Housekeeping-Personal die Eingabe der Personen pro Zimmer, wodurch dann eventuelle Diskrepanzen weiter geprüft werden können.

Aufruf

Klicken Sie auf den Menüpunkt Housekeeping > Diskrepanzen um die Liste aufzurufen.

Beim Öffnen zeigt die Liste standardmäßig alle Zimmer an, die zur Reinigung anstehen (Abreisen und Bleiben) - mit ihrem jeweiligen Status für den aktuellen Geschäftstag (Tagesabschlussdatum).

Standardmäßig wird die Liste aufsteigend sortiert nach Zimmernummer / Zimmername angezeigt.

Hinweis: Jede Abweichung, die Sie hier erfassen, wird im Aktionsprotokoll aufgezeichnet. Bei Änderungen der Werte in den Spalten HK Status und HK Personen wird dort sowohl der ursprüngliche Wert als auch der neue Wert protokolliert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Listen > Aktionsprotokoll.

Filteroptionen

Über die Filter können Sie die Liste gezielt nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen lassen. Alle Filter sind miteinander kombinierbar. Beispiel: Wenn die Filteroption 'Diskrepanzen = Abgereist?' in Kombination mit der Filteroption 'Bereich/Einsatzort = Stockwerk 1' gewählt wird, werden alle möglichen 'Abgereist?'-Diskrepanzen im ersten Stockwerk angezeigt (gemeinsam mit allen anderen Zimmern ohne Diskrepanz).

Wichtig: Klicken Sie auf die Lupe um die Anzeige nach dem Setzen eines Filters zu aktualisieren!

Filter	Erläuterung
Gruppe	Wählen Sie hier die Gruppe aus, für welche die Liste erstellt werden sollen. Zum Beispiel Gruppe 1 für "Frühschicht", Gruppe 2 für "Spätschicht" oder Gruppe 3 für den Gebäudeteil - je nachdem, wie Sie die Housekeeping-Gruppen in Ihrem System konfiguriert haben. Nähere Informationen zur Konfiguration der Gruppen finden Sie im Abschnitt "Stammdaten > Housekeeping > Beispielkonfiguration".
Bereich/Einsatzort	Hier erscheinen als Auswahl die unterschiedlichen Housekeeping-Bereiche, die in den Housekeeping-Stammdaten konfiguriert sind. Hierbei kann es sich um Stockwerke, Gebäudeteile oder bestimmte Housekeeping-Abschnitte handeln. Weitere Informationen zur Konfiguration der Housekeeping-Bereiche finden Sie im Abschnitt "Stammdaten > Housekeeping > Bereiche / Einsatzorte".
Zim./Kat.	Sie können die Anzeige auf ein bestimmtes Zimmer oder eine Zimmerkategorie beschränken. Geben Sie hierzu entweder die Nummer oder den Namen des Zimmers ein oder den Namen der Kategorie.
Status	Filtern Sie die Liste nach dem Status der Zimmer in Bezug auf An- und Abreisen, Übernachtungen, etc. Beispiel: Sie möchten nur Zimmer sehen, deren Gäste heute abreisen. In diesem Fall setzen Sie in der Status-Dropdown-Liste nur ein Häkchen in die Checkbox Abreise. Sie können auch mehrere Einträge gleichzeitig markieren, sich die Liste also zum Beispiel nur für Abreisen, Bleiber und Umzüge anzeigen lassen. Standardeinstellung für diesen Filter ist übrigens Abreise und Bleiber, d.h. diese beiden Häkchen sind automatisch beim ersten Aufruf der Liste gesetzt.
FO Status	Hier können Sie die Liste auf nur belegte oder nur freie Zimmer einschränken. Nur freie Zimmer anzeigen: Nur belegte Zimmer anzeigen: Freie UND belegte Zimmer anzeigen:
Zi. Status	Auf Wunsch kann die Anzeige auf einen bestimmten (oder mehrere) Zimmerstatus begrenzt werden, zum Beispiel, wenn nur schmutzige Zimmer angezeigt werden sollen.
Diskrepanzen	Wenn ein bestimmter Diskrepanztyp NICHT gezeigt werden soll, entfernen Sie das Häkchen aus der Dropdown-Liste. Beispiel: Es sollen keine Personendiskrepanzen angezeigt werden - das "Personen"-Häkchen wird entfernt. ACHTUNG: Grundsätzlich werden immer auch Zimmer OHNE Diskrepanzen angezeigt. Wenn Sie nur diskrepante Zimmer sehen möchten, können Sie die Spalte Diskrepanzen mit einem Doppelklick auf den Spaltenkopf aufsteigend sortieren, so dass alle Zimmer, für die eine Diskrepanz vorliegt, am Anfang der Liste erscheinen - vgl. folgende Abbildung.

Spalten

Der Inhalt von Spalten mit unterstrichener Spaltenüberschrift kann inline bearbeitet werden.

Zum Inline-Bearbeiten:

Klicken Sie zwei Mal in das Feld der unterstrichenen Spalte, das Sie bearbeiten möchten.
Ändern Sie den Inhalt im angeklickten Feld.
Drücken Sie <Enter> um die Änderung zu übernehmen.

Spalte

Erläuterung

Datum

Aktuelles Tagesabschlussdatum (nicht veränderbar).

Zimmer

Zimmername oder Zimmernummer des Zimmers

Kat.

Zimmerkategorie des Zimmers

Status

Belegungsstatus in Bezug auf An- und Abreisen, Übernachtungen etc. Hierbei handelt es sich um den Status, der auch in der Housekeepingliste angezeigt wird:

Icon	Bedeutung
	Anreisen
	Abreisen
	Bleiber (stayover)
	Umzug - rein
	Umzug - raus
	Leer / frei

Zimmerstatus

Der Zimmerstatus zeigt den Zustand eines Zimmers in Bezug auf dessen Sauberkeit an.

Icon	Bedeutung
	Sauber
	Überprüft
	Berührt
	Schmutzig
	Wird gereinigt
	Out of Service

Mit einem rechten Mausklick auf das Zimmer können Sie den Zimmerstatus ändern.

Oder markieren Sie das Zimmer in der Liste und klicken den Button Zi. Status ändern.

FO Status

Der FO Status zeigt den Belegungsstatus im Front Office an:

Belegt: Das Zimmer wird im Front Office als Belegt geführt.
Frei: Das Zimmer wird im Front Office als frei (nicht belegt) geführt.

Der Front Office Status kann in dieser Ansicht nicht geändert werden. Er ändert sich automatisch, wenn ein Gast ein- oder ausgecheckt wird.

FO Status (Icon)

Bildet den FO Status als Icon (Symbol) ab.

Icon	Bedeutung
	Belegt
	Frei

HK Status

Der Housekeeping Status bildet den Belegungsstatus ab, wie er vom Housekeeping vorgefunden wird.

Das Housekeeping kann, ohne die Verfügbarkeit zu beeinflussen, den HK Status auf "frei" oder "belegt" setzen. Die Option, die Zimmer vom Housekeeping als "frei" oder "belegt" melden zu lassen, verbessert die Zimmerkontrolle und die Zusammenarbeit zwischen Front Office und Housekeeping.

Sollte die Hausdame ein Zimmer, welches laut FO Status frei sein sollte, als "belegt" eingeben, erscheint in der Spalte "Diskrepanz" ein "Im Haus?".

Sollte die Hausdame ein Zimmer, welches laut FO Status belegt ist, als "frei" eingeben, erscheint in der Spalte "Diskrepanz" ein "Abgereist?".

So setzen Sie den HK Status:

Doppelklicken Sie die HK Status Spalte und wählen anschließend den Belegungsstatus (Belegt oder frei), den Sie dem ausgewählten Zimmer zuweisen möchten.

HK Status (Icon)

Bildet den HK Status als Icon (Symbol) ab.

Icon	Bedeutung
	Belegt
	Frei

FO Personen

Die Anzahl der für das Zimmer erfassten Personen in der Reservierung.

HK Personen

Die Anzahl der Personen, die durch das Housekeeping für das Zimmer erfasst werden.

Das Housekeeping kann die Anzahl der Personen, die sich in einem Zimmer befinden, erfassen, indem der jeweilige Mitarbeiter die Zahlen hier eingibt. Dies kann nützlich sein, um Unstimmigkeiten bei der Personenzahl zu erkennen. Wurde zum Beispiel vom Front Office nur eine Person für ein Zimmer erfasst, vom Housekeeping aber festgestellt, dass mindestens zwei Personen das Zimmer nutzen, kann die festgestellte Personenzahl hier eingegeben werden.

Standardmäßig erscheint hier die Anzahl der bei der Reservierung erfassten Erwachsenen.

So ändern Sie die Personenzahl:

Klicken Sie die HK Personen-Spalte und geben die Personenzahl ein.

Diskrepanz

Anzeige möglicher Abweichungen.

Im Haus? wird angezeigt, wenn der HK Status als Belegt angegeben wurde, während das Zimmer im Front Office als frei geführt wird (FO-Status = frei).

Abgereist? wird angezeigt, wenn der HK Status als frei angegeben wurde, während das Zimmer laut Front Office belegt ist.

Personen erscheint, wenn die Anzahl der in der Reservierung angegebenen Gäste sich von der Personenzahl unterscheidet, die das Housekeeping vorfindet.

Im Haus?/Persons zeigt eine Diskrepanz zwischen FO- und HK-Status (Im Haus?) und hinsichtlich der Personenzahl an.

Abgereist?/Persons zeigt eine Diskrepanz zwischen FO- und HK-Status (Abgereist?) und hinsichtlich der Personenzahl an.

Von beiden Diskrepanzen ist ein Im Haus? die kritischere, da hier genauer zu prüfen ist, warum das Zimmer noch belegt ist. Im Hinblick auf mögliche Doppelbelegungen sollte eine Im Haus?-Diskrepanz so schnell wie möglich aufgelöst werden. Abgereist? Diskrepanzen sind in manchen Häusern während der Mittagszeit üblich, wenn das Housekeeping ein Zimmer, aus dem der Gast abgereist ist, gereinigt und als frei gemeldet hat, während das Front Office das Zimmer noch als eingecheckt anzeigt, weil der Gast noch nicht offiziell ausgecheckt ist.

Status und FO/HK Status

Der Belegungsstatus für den FO- und HK-Status wird in protel Air immer auf Basis des Status hinsichtlich Anreise/Bleiber/Abreise etc. gesetzt - siehe folgende Tabelle:

Status	Default FO/HK-Status
Anreise	frei
Eingecheckt	Belegt
Bleiber	Belegt
Abreise	Belegt
Ausgecheckt	frei
Umzug (raus)	frei
Umzug (rein)	Belegt

Weitere Funktionen

Zimmerstatus ändern

Sie können den Zimmerstatus eines Zimmers ändern, indem Sie es markieren, den Button Zi. Status ändern klicken und den gewünschten Zimmerstatus aus der Liste wählen - vgl. folgende Abbildung.

Spalten verschieben, ein- oder ausblenden

Wie in jeder aktiven Liste können Sie die Anordnung der Spalten nach Belieben anpassen - siehe folgendes Hilfe-Thema:

Elemente und Funktionen > Spalteneinstellungen

Drucken

Sie können den Inhalt des Fensters wie am Bildschirm angezeigt ausdrucken.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Spaltenkopf einer beliebigen Spalte und wählen anschließend den Befehl Drucken.

Klicken Sie auf Als PDF-Datei drucken, erstellt protel Air ein PDF, das sich in einem neuen Browser-Tab öffnet.
Klicken Sie auf Drucke als Excel-Liste, erzeugt protel Air eine Excel-Datei, die automatisch in das voreingestellte Download-Verzeichnis Ihres Browsers heruntergeladen wird.

Benutzerrechte

Der Zugriff auf bestimmte Funktionen im Fenster Housekeeping > Diskrepanzen kann durch folgende Benutzerrechte gesteuert werden:

Benutzerrecht	Erläuterung
PAirAccessHSKDiscrepancies	Zugriff auf den Menüpunkt Housekeeping > Diskrepanzen. Entfernen Sie das Recht, kann der angemeldete Benutzer das Fenster Diskrepanzen nicht aufrufen.
PAirHSKDiscChangeHousekeepingStatus	Berechtigt den Benutzer den Belegungsstatus in der Spalte HK Status inline zu bearbeiten.
PAirHSKDiscChangeHousekeepingPerson	Berechtigt den Benutzer die Personenzahl in der Spalte HK Personen inline zu bearbeiten.

Aktionsprotokoll

Folgende Aktionen werden im Aktionsprotokoll geloggt:

Änderungen am Belegungsstatus in der Spalte HK Status
Änderungen an der Personenzahl in der Spalte HK Personen

Wie man Zimmerdiskrepanzen auflöst

Wenn ein Zimmer den Status Abgereist? zugeordnet hat und somit das Zimmer vom Housekeeping als frei gemeldet wurde, kann der Diskrepanzenstatus durch Auschecken des Gastes gelöscht werden.

Wenn ein Zimmer den Status Im Haus? hat und somit das Zimmer vom Housekeeping als belegt gemeldet wurde, kann der Diskrepanzenstatus durch Einchecken des Gastes gelöscht werden.