Tagesreservierungen (Day Use)

Einleitung

Das Day Use Feature ermöglicht Ihnen, Ihre Zimmer nicht nur über Nacht, sondern auch tagsüber stundenweise zu vermieten.

Tagesreservierungen verhalten sich größtenteils wie normale Reservierungen. Ein zentraler Unterschied besteht darin, dass Tagesreservierungen nicht die Verfügbarkeit beeinflussen, da sie nicht als Übernachtung gezählt werden. Wie jede andere Reservierung erscheinen Tagesreservierungen auf dem Active Desktop und im Zimmerplan. Weil Tagesgäste noch am selben Tag wieder abreisen, werden eingecheckte Tagesreservierungen auf dem aktiven Desktop als Abreise angezeigt.

Anwendungsbeispiele

• Eine Business-Suite wird von 09:30 Uhr bis 11:30 Uhr zur Durchführung von Bewerbungsgesprächen gebucht. Ab 15 Uhr ist die Business Suite für eine Übernachtung reserviert.

• Ein Fluggast hat einen Zwischenstop von 6 Stunden vor dem nächsten Flug. Um sich zwischen den Flügen etwas auszuruhen, bucht der Gast ein Hotelzimmer, das am selben Geschäftstag ein- und wieder ausgecheckt wird.

     In der Reservierungsanfrage suchen Sie gezielt nach verfügbaren "Tageszimmern" für das gewünschte Anreisedatum.

Besondere Hinweise

Bevor Sie Tagesreservierungen in protel Air einsetzen, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise. Bei Fragen steht Ihnen unser Cloud-Support gerne zur Verfügung.

1. Konfiguration

2. Tagesreservierungen und Kontingentreservierungen

Wenn Sie eine Tagesreservierung für eine Kategorie buchen, die am selben Tag einem Kontingent zugewiesen ist, das noch nicht vollständig abgerufen wurde, kann dies unter Umständen zu einer Überbuchung führen.

Beispiel

Angenommen, die Standard-Doppelzimmer-Kategorie wurde vom 01.02. bis zum 07.02. im Rahmen eines Kontingents reserviert (5 Zimmer). Die Zimmer wurden noch nicht abgerufen.

Bei Kontingenten kommen in der Regel zwei unterschiedliche Szenarien infrage:

1. Das im Kontingent enthaltene Zimmer wird durchgehend vom 01.02. bis zum 07.02 für denselben Gast gebucht.

In diesem Fall würde eine Tagesreservierung mit dem Kontingent kollidieren, weil das Zimmer an einem Stück (Tag und Nacht) belegt ist.

2. Das im Kontingent enthaltene Zimmer wird vom 01.02. bis zum 07.02. für unterschiedliche Gäste gebucht, die jeweils nur eine Nacht bleiben. Zum Beispiel täglich wechselnde Airline-Mitarbeiter, die abends einchecken und morgens wieder auschecken.

In diesem Fall wäre eine Tagesreservierung möglich, weil das Doppelzimmer tagsüber frei wäre.

Fazit: Ob ein Tageszimmer gebucht werden kann, wenn für die betreffende Zimmerkategorie ein nicht vollständig abgerufenes Kontingent existiert, muss von Fall zu Fall entschieden werden. Wenn Sie eine Tagesreservierung für eine Kategorie buchen, die bereits durch ein Kontingent vorgemerkt ist, erkundigen Sie sich vorsichtshalber, ob die Tagesreservierung mit dem Kontingent vereinbar ist.

3. Tagesreservierungen und gesperrte Zimmer

Da der Out-of-Order-Status systemintern erst ab der ersten Nacht greift, ist es möglich, am ersten Tag des Out-of-Order Status ein Tageszimmer zu reservieren. An Tagen, an denen ein Zimmer auf Out-of-Order gesetzt wird, zeigt die Verfügbarkeit für Tageszimmeranfragen (Checkbox Tageszimmer ist gesetzt) deshalb mehr verfügbare Zimmer an.

Achten Sie also bei der Anlage von Tagesreservierungen in erhöhtem Maße auf den OoO-Zimmerstatus!

Verwandte Themen:

Reservierung > Zimmer sperren/freigeben

4. Interfaces

Klassische Interfaces wie Telefon-Interfaces (PBX), POS-Systeme usw. können in Zusammenhang mit Tagesreservierungen betrieben werden, ebenso die protel Air WBE (Online-Buchbarkeit).

Folgende Interfaces unterstützen keine Tagesreservierungen:

• Ariane Kiosk

• BWI

IDS connect

Die IDS-Schnittstelle unterstützt keine Tagesreservierungen. Weiterhin müssen beim Einsatz der Schnittstelle folgende Punkte beachten werden:

• Wenn Sie eine IDS-Schnittstelle einsetzen, richten Sie für Ihre Tageszimmer separate Day Use Raten ohne IDS-Mapping ein!

• Bitte bedenken Sie auch, dass Day Use Reservierungen nicht die Verfügbarkeit reduzieren!

• Achtung! Reservierungen, die über die IDS-Schnittstelle einlaufen, können theoretisch für Zimmer gebucht werden, auf denen bereits eine Day Use Reservierung liegt. Bitte behalten Sie dies im Hinterkopf und prüfen Sie regelmäßig

protel Voyager

Tagesreservierungen können nicht über die protel Voyager App ein- oder ausgecheckt werden.

So buchen Sie eine Tagesreservierung

[Reservierung > Reservierungsanfrage]

Tagesreservierungen werden in der Reservierungsanfrage angelegt (Reservierung > Reservierungsanfrage).

1. Um ein Zimmer tagsüber zu buchen, aktivieren Sie in der Reservierungsanfrage die Checkbox Tageszimmer - siehe folgende Abbildung.

2. Wählen Sie anschließend das angefragte Anreisedatum. Das Datum für die Abreise ist in diesem Fall identisch und die Anzahl der Nächte beträgt automatisch "0" - vgl. folgende Abbildung:

3. Wählen Sie - falls erforderlich - zusätzlich die Anzahl der Zimmer und Personen aus.

4. Klicken Sie auf Prüfe Verfügbarkeit, werden Ihnen alle verfügbaren Zimmer mit einer "Day Use"-Rate angezeigt (mehr zu diesem Thema siehe weiter unten: Day Use Raten einrichten).
   Hinweis zur Anzeige der Verfügbarkeiten im "Day Use" Modus (bitte öffnen)

   Bei gesetzter Tageszimmer-Checkbox kann die angezeigte Verfügbarkeit von der "Standard"-Verfügbarkeit abweichen.

   Beispiel:

   Am 27.11. soll eine Tagesreservierung für das Standard Einzelzimmer gebucht werden.

   Die Verfügbarkeitsprüfung ergibt, dass noch 4 Zimmer verfügbar sind - siehe Abbildung:

   

   Wenn die Tagesreservierung für das Einzelzimmer gebucht wurde und Sie die Reservierungsanfrage anschließend erneut für denselben Zeitraum im "Tageszimmer"-Modus ausführen, sehen Sie, dass jetzt noch 3 Standard Einzelzimmer verfügbar sind.

   

   Wenn Sie die Reservierungsanfrage nun im "normalen" Modus ausführen (Häkchen aus Tageszimmer-Checkbox entfernen), sehen Sie, dass in der Standardansicht noch 4 Standard Einzelzimmer als verfügbar angezeigt werden.

   

   Dies ist korrekt, weil tatsächlich noch 4 Übernachtungen für das Zimmer gebucht werden können, aber nur noch 3 Tagesreservierungen.

5. Wählen Sie in der Preismatrix die passende Kombination aus Preis und Zimmerkategorie aus und klicken auf Buchen.

6. Wählen Sie nun einen Bucher für die Reservierung aus und geben alle weiteren relevanten Informationen ein.

7. Unter anderem empfiehlt es sich, die geplante Anreisezeit und die geplante Abreisezeit einzugeben (je nach Systemeinstellung ist die Eingabe auch Pflicht).

Sie können die Uhrzeit für die An- und Abreise direkt im Reservierungs-Tab eingeben - siehe folgende Abbildung.

Wenn An- und Abreisezeit Pflichtfelder sind, können Sie die Reservierung nur abschließen, wenn die beiden Felder ausgefüllt sind!

8. Klicken Sie auf OK um die Tagesreservierung anzulegen.

Anzeige von Tagesreservierungen

Tagesreservierungen erscheinen am Tag der Anreise in der Anreiseliste und nach dem Check-in in der Abreiseliste. Auch in der Housekeeping-Liste werden Tagesreservierungen inkl. der Uhrzeiten für An- und Abreise angezeigt.

Um Tagesreservierungen von gewöhnlichen Übernachtungen unterscheiden zu können, werden diese in allen Programmteilen besonders gekennzeichnet.

Tagesreservierungen in aktiven Listen

In den Reservierungslisten (Anreisen, Abreisen, Inhouse und Reservierungen) und in der Housekeepingliste gibt es eine eigene Spalte zur Anzeige von Tagesreservierungen. Der Name der Spalte lautet Tagesz. (für Tageszimmer).

Ein Häkchen in der Spalte zeigt an, dass es sich um eine Tagesreservierung handelt.

Filter

[Aktive Listen > nur Tageszimmer anzeigen]

Sie können gezielt nach Tagesreservierungen filtern, indem Sie ein Häkchen in die Checkbox Tageszimmer setzen - vgl. folgende Abbildung:

Im-Haus-Liste

In der "Inhouse"-Liste erscheinen Tagesreservierungen nur, wenn Die das Häkchen "Inklusive Abreisen" setzen - vgl. folgende Abbildung.

Tagesreservierungen im Reservierungsdialog

Im Reservierungsdialog erhalten Tagesreservierungen den Zusatz "Tageszimmer" im Fenstertitel - siehe folgende Abbildung. So erkennen Sie auf einen Blick, dass es sich um eine "Day Use" Reservierung handelt.

Tagesreservierungen im Zimmerplan

Im Zimmerplan werden Tagesreservierungen folgendermaßen dargestellt (siehe rot umrandete Reservierungen in der Abbildung):

Tagesreservierungen im Hausstatus-Widget

Bitte beachten Sie, dass Tagesreservierungen NICHT im Hausstatus-Widget berücksichtigt werden.

Tagesreservierungen im Kategoriespiegel

Wie viele Tagesreservierungen an einem Tag im System sind, wird Ihnen im Kategoriespiegel in der Zeile Tageszimmer angezeigt:

Mit einem Doppelklick auf die Zeile an einem bestimmten Tag öffnet sich die Reservierungsliste und zeigt alle Tagesreservierungen an.

HINWEIS: Tagesreservierungen reduzieren nicht die Verfügbarkeit!

Tagesreservierungen in der Zimmerverteilung

Wenn eine Tagesreservierung über die Zimmerverteilung zugeordnet werden soll, werden in der Liste der freien Zimmer auch Zimmer angezeigt, die möglicherweise noch belegt sind. Dies ist korrekt (zum Beispiel wurde die Tagesreservierung für mittags gebucht, nachdem der letzte Übernachtungsgast ausgecheckt wurde) - allerdings ist spätestens beim Einchecken der Tagesreservierung unbedingt darauf zu achten, dass das betreffende Zimmer frei ist!

Tagesreservierung ein- und auschecken

Einchecken

Wenn Sie eine Tagesreservierung einchecken, wird die Reservierung auf dem Active Desktop nicht als Inhouse-Reservierung angezeigt, sondern direkt als anstehende Abreise, da der Gast am selben Tag wieder auscheckt.

Zudem wird beim Einchecken die genaue Uhrzeit gespeichert, damit später der genaue Zeitpunkt des Aufenthalts bestimmt werden kann. Die tatsächliche Uhrzeit wird nicht im Dialog angezeigt, kann aber im Aktionsprotokoll eingesehen oder mithilfe von Textersetzungsschlüsseln ausgegeben werden (siehe unten: Day Use Textersetzungsschlüssel).

Verwandte Themen:

Hot Topics > Alles zur Reservierung > Check-in

Auschecken

Wenn Sie eine Tagesreservierung auschecken, erscheinen die im Preistyp enthaltenen Leistungen automatisch auf der Rechnung. Sie können die Reservierung wie jede andere Reservierung auschecken.

Beim Auschecken wird die genaue Uhrzeit gespeichert, damit später der genaue Zeitpunkt des Aufenthalts bestimmt werden kann. Die tatsächliche Uhrzeit wird nicht im Dialog angezeigt, kann aber im Aktionsprotokoll eingesehen oder mithilfe von Textersetzungsschlüsseln ausgegeben werden (siehe unten: Day Use Textersetzungsschlüssel).

Nicht ausgecheckte Tagesreservierungen

Wenn eine Tagesreservierung bis zum Tagesabschluss nicht ausgecheckt wird, erscheint die Tagesreservierung beim Tagesabschluss als offene Abreise.

Mögliche Gründe für nicht ausgecheckte Tagesreservierungen:

• Der Gast hat seinen Aufenthalt verlängert und es wurde versäumt, die Reservierung im System zu verlängern, d.h. sie wurde nicht als Übernachtung eingegeben.

• Die Rechnung wurde abgeschlossen, aber die Reservierung nicht ausgecheckt. Checken Sie die Reservierung aus.

• Der Gast hat das Hotel verlassen ohne offiziell auszuchecken. Öffnen Sie das zugehörige Rechnungsfenster und buchen Sie die noch offenen Leistungen auf eine Passantenrechnung um. Checken Sie die Reservierung anschließend mit einem Nullsaldo aus.

Verwandte Themen:

Hot Topics > Alles zur Reservierung > Check-out

Tagesreservierung verlängern

Wenn Sie eine Tagesreservierung verlängern möchten, müssen Sie die Tagesreservierung stornieren und eine neue Reservierung anlegen (mit der entsprechenden Anzahl von Nächten).

Übernachtung in Tagesreservierung umwandeln

Wenn Sie eine Reservierungen mit einem Aufenthalt von einer Nacht (oder mehreren Nächten) in eine Tagesreservierung umwandeln möchten, müssen Sie die Reservierung stornieren und eine neue Tagesreservierung über die Reservierungsanfrage anlegen.

Tagesreservierungen umziehen

Tagesreservierungen können wie andere Reservierungen auch in einen anderes Zimmer umziehen.

Wenn die Reservierung noch nicht eingecheckt ist, können Sie...

• im Zimmer-Reiter der Reservierung ein anderes Zimmer auswählen oder

• die Reservierung im Zimmerplan verschieben, indem Sie die Reservierung per Drag & Drop in ein anderes Zimmer ziehen.

Wenn die Tagesreservierung bereits eingecheckt ist, können Sie diese im Zimmerplan umziehen

Der Button Umzug steht aus technischen Gründen für Tagesreservierungen nicht im "Zimmer"-Tab der Reservierung zur Verfügung.

Verwandte Themen:

Hot Topics > Alles zur Reservierung > Reservierung umziehen

XSetup: An- und Abreiszeit als Pflichteingabe

Systemeinstellung

Die Eingabe der An- und Abreisezeit kann bei Tagesreservierungen als Pflichteingabe definiert werden, so dass ein Benutzer bei der Anlage von Tagesreservierungen immer die Uhrzeit der geplanten An- und Abreise eingeben muss.

XSetup:

• Configuration/currentProperty/propData/Parameters/RequiredFields/DayUseArrivalDeparture

Benutzerrechte

Das Anlegen von Tagesreservierungen kann über das Benutzerrecht "Tageszimmer anlegen erlaubt" gesteuert werden.

Entziehen Sie einem Benutzer das Recht, wenn er keine Tagesreservierungen anlegen können soll.

Berichtswesen

Im Managerbericht werden Tagesreservierungen in einer separaten Zeile dargestellt.

Der Zimmerpreis wird für den Tag der An- bzw. Abreise berechnet. Tagesreservierungen haben keinen Einfluss auf die allgemeine Hotelauslastung.

Textersetzungsschlüssel

Tipp:Sie können das Ausgabeformat des Datums beeinflussen, siehe hier: Ausgabe des Datums in unterschiedlichen Formaten

Beispiel: ${checkIn.dateTimeFull} ersetzt das Datum in dem Format: 23. Dezember 2018 15:16:43

Aktionsprotokoll

Tagesreservierungen werden auch in das Aktionsprotokoll geschrieben. Das Aktionsprotokoll wird folgende Aktionen berücksichtigen:

• Anlegen, Ändern, Stornieren von Tagesreservierungen inkl. Anreise-/Abreisezeit

• Ein- und Auschecken von Tagesreservierungen

• Gebuchte Leistungen und Services

Day Use Raten einrichten

[Stammdaten > Reservierung > Preise]

Da Tagesreservierungen zu eigenen Preisen verkauft werden, müssen Sie in den Preisstammdaten entsprechende Tages-Preistypen anlegen.

     Sobald ein Benutzer in der Reservierungsanfrage nach Tageszimmern sucht (Check box Tageszimmer ist aktiviert), werden ihm die entsprechenden Tages-Preistypen zur Buchung angeboten.

So legen Sie eine Day Use Rate an

1. Öffnen Sie in protel Air das Menü Stammdaten und wählen dort den Menüpunkt Reservierung > Preise.

2. Wechseln Sie auf den Tab Preise.

3. Legen Sie unter Erweiterte Preisberechnung entweder einen neuen Preistyp an oder bearbeiten Sie einen bestehenden Preistyp. Im Folgenden beschreiben wir der Vollständigkeit halber die Neuanlage:

Markieren Sie zunächst die Gruppe, in welcher der Preistyp angesiedelt werden soll -  zum Beispiel "Day Use Raten" - und klicken anschließend auf das Pluszeichen unten im Dialog.

protel Air fügt einen neuen Preistypen hinzu.

4. Legen Sie nun die grundlegenden Einstellungen dieses Preistyps fest.

5. Kennzeichnen Sie den Preistyp als Day Use Rate, indem Sie die Checkbox Tageszimmer aktivieren:

6. Legen Sie anschließend die Elemente fest, aus denen sich Ihre Day Use Rate zusammensetzt (Zimmerpreiskalkulation und ggf. Artikelkalkulation).

Weitere Informationen zur Anlage von erweiterten Preistypen finden Sie hier: Stammdaten > Reservierungen > Preise > Preise > Erweiterte Preisberechnung