Tab Reservierung

[Reservierungsdialog > Reiter "Reservierung"]

Im Reservierungs-Tab laufen alle relevanten Informationen zu einer Reservierung zusammen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, beziehen sich auf die komplette Reservierung, inklusive der zugeordneten Zimmer und Gäste.

Grundlegende Informationen zum Zimmer werden Ihnen in der linken Übersicht angezeigt. Bei mehreren gebuchten Zimmern werden hier alle Zimmer der Reihenfolge nach aufgelistet.

Informationen zur Belegung finden Sie in der Mitte.  

Werden von einem Bucher mehrere Zimmer gebucht (Beispiel: Eine Familie bucht mehrere benachbarte Zimmer), wird für alle Zimmer zunächst der Bucher als Gast eingetragen:

Wird ein Zimmer für mehrere Personen gebucht, wird als erster Gast auf dem Zimmer der Bucher eingetragen, alle weiteren Gäste als "<anonym>":

Die eigentlichen Gäste können später im Zimmer-Tab oder im Gäste-Tab zugeordnet werden.

Basis-Informationen zur Rechnung finden Sie in der rechten Übersicht. Hier werden alle Rechnungen angezeigt, die dieser Reservierung zugeordnet sind. Bei nicht abgeschlossenen Rechnungen wird hier der erwartete Gesamtumsatz (Forecast) angezeigt.

Doppelklicken Sie eine einzelne Rechnung, um die Rechnung zu öffnen.

Bei abgeschlossenen Rechnungen werden das Abschlussdatum und die Rechnungsnummer angezeigt.

Weiterführende Informationen zur Rechnungslegung finden Sie hier:
Kasse > Rechnungsübersicht

Reservierungscodes zuordnen

[Reservierungsdialog > Reservierung > Reservierungs-Tab > Auswahllisten in der unteren Fensterhälfte (Status, Reiseanlass, Vertriebsweg usw..)]

Dokumentieren Sie hier die unterschiedlichen Aspekte einer Reservierung (Reservierungscodes).  Die Reservierungscodes können Ihnen bei der Typisierung Ihrer Buchungen helfen (woher kommen Ihre Gäste und was sind die Buchungsmotive?). Zum Beispiel: Buchung per Website - Dienstreise. Oder: Mailingaktion Winter - Privatreise. So sammeln Sie bei jeder Buchung wertvolle Informationen. Diese können Sie im Berichtswesen auswerten und ermitteln so zum Beispiel den Erfolg von Marketingaktionen und Kampagnen. Die ermittelten Fakten helfen Ihnen dabei, Kosten und Nutzen zu vergleichen und Ihre Marketingstrategien ggf. zu optimieren.

Weiterführende Informationen zu den Reservierungscodes erhalten Sie hier:
Stammdaten > Reservierungscodes

Optionsdatum

[Reservierungsdialog > Reservierungs-Tab > Optionsdatum]

Hier kann ein Datum eingetragen werden, bis zu dem eine Reservierung als Option gehalten wird. Nach Ablauf des Optionsdatums wird die Reservierung jedoch nicht automatisch storniert. Bei definitiven oder garantierten Reservierungen kann das Optionsdatum als zusätzliche Information angegeben werden. Rein optionale Reservierungen müssen immer den Status "Option" oder "Unverbindliches Angebot" zugeteilt bekommen (siehe hier).

TIPP: Zur Kontrolle können Sie beim Tagesabschluss eine Liste aller Optionsreservierungen drucken lassen. Wie Sie Ihre Tagesabschlussberichte einstellen, erfahren Sie hier.

Kommission

Eine Kommission ist eine Pauschalgebühr oder ein Prozentsatz, der typischerweise an Firmen oder Reiseveranstalter als Provision für Vermittlungsleistungen gezahlt wird. Der Kommissionsbetrag wird nach dem Auschecken des Gastes berechnet und basiert in der Regel auf den Übernachtungskosten, die während des Aufenthaltes angefallen sind (plus eventuell Kosten für F&B oder Extras). Bei Bedarf können Sie hier einen Kommissionscode auswählen, auf dessen Grundlage dann eine Kommission für die Reservierung berechnet wird.

Zahlungsorganisation

[Reservierungsdialog > Reservierungs-Tab > Zahlart & Button "Zahlungsorganisation"]

Die Funktion Zahlungsorganisation erlaubt Ihnen, mehrere Zahlarten pro Reservierung zu definieren. Dadurch wird der Check-in und Check-out Prozess beschleunigt. Schon im Reservierungsdialog kann eine Zahlart festgelegt werden. In der entsprechenden Auswahlliste können Sie zwischen verschiedenen Gruppen von Zahlarten wählen:

• Kreditkarte

• Barzahlung

• Bargeldlos

• Debitor

Die Zahlart, die Sie hier auswählen, wird als Standard-Zahlart für die Reservierung übernommen.

Vorsicht!  Wenn Sie die Standard-Zahlart ändern und im Fenster Zahlungsorganisation bereits weitere Rechnungsfenster existieren, werden dort zugeordnete Zahlarten ebenfalls geändert. Um das zu verhindern können Sie zugeordnete Zahlarten fixieren (siehe weiter unten: Zahlart fixieren).

Kredit-und Debitkarten als Zahlart

Wenn Sie die Zahlart Kreditkarte auswählen, öffnet sich automatisch der protel Tokenizer, und die Kreditkarte wird verschlüsselt. Im Dialog für die Zahlart sehen Sie dann nur noch die letzten vier Ziffern, der Rest wird durch ein „x“ ersetzt (z. B. .XXXXXXXXXXXXX6166).

Wenn eine Kredit-/Debitkarte als Zahlart hinterlegt wird, kennzeichnet protel Air die Reservierung automatisch mit dem passenden Kartenlogo, wie zum Beispiel:

Kreditkartendaten in der Zahlungsorganisation entschlüsseln

Sie können eine erfasste Kreditkarte entschlüsseln, indem Sie auf das Kreditkarten-Icon der Kreditkarte klicken:

Anschließend öffnet sich der "De-Tokenizer". Klicken Sie dort unten rechts den Button Entschlüsseln - vgl. folgende Abbildung.

Eine Default-Zahlart pro Zahlartengruppe

Wenn Sie mehrere Zahlarten pro Zahlartengruppe nutzen, wird beim Check-out / Buchen der Zahlung automatisch die als Default definierte Zahlart vorausgewählt (zum Beispiel EC-Karte bei der Zahlart Bargeldlos).

Das Fenster „Zahlungsorganisation“

Das Fenster Zahlungsorganisation wird aufgerufen, indem Sie den gleichnamigen Button im Reservierungsdialog klicken.

Sobald Sie eine Zahlart ausgewählt haben, haben Sie Zugriff auf den Button Zahlungsorganisation, der den gleichnamigen Dialog öffnet:

In der Zahlungsorganisation können Sie:

• Neue Rechnungsfenster anlegen (Klick auf den Button Neue Rechnung).
  Bei der Anlage des neuen Rechnungsfensters wird automatisch die Standardzahlart genommen (das ist die Zahlart, die im Reservierungsdialog zugeordnet wurde).

• Eine zugewiesene Zahlart ändern.
  Hierfür markieren Sie das jeweilige Rechnungsfenster und wählen in der Dropdown-Box die gewünschte Zahlart - siehe folgende Abbildung:

Wenn Sie die ursprüngliche Zahlart in eine andere Zahlart ändern, wir die neue Zahlart automatisch  fixiert. Fixierte Zahlarten können nur von Hand geändert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zahlart beim Ändern der Standardzahlart im Reservierungsdialog nicht überschrieben wird!

• Eine Zahlart von Hand fixieren. Wenn Sie möchten, dass eine Zahlart unverändert bleibt, sobald die Standardzahlart im Reservierungsdialog geändert wird, können Sie die Zahlart für das ausgewählte Fenster fixieren. Markieren Sie die Zahlart und klicken den Button Zahlarten fixieren.

Im Fenster Zahlungsorganisation sehen Sie ganz links die Nummer des Rechnungsfensters. Außerdem befindet sich in dieser Spalte ein Hinweis, ob die Zahlart der Standard ist oder fixiert wurde.

In der Spalte Zahlart sehen Sie aktuell zugeordnete Zahlart für die jeweilige Rechnung – wie bei allen Aktiven Listen können Sie auch diese Spalte inline bearbeiten und mithilfe des Dropdown-Menüs die Zahlart wechseln.

Bei Kreditkarten steht hier auch die verschlüsselte Kreditkartennummer. In der Spalte Icon sehen Sie bei Kreditkarten das Icon des jeweiligen Kartentyps; auch die anderen Zahlarten sind symbolisch dargestellt.

In der Spalte Details wird bei Kreditkarten erneut die verschlüsselte Nummer angezeigt.

Im unteren Bereich des Fensters finden Sie folgende Buttons:

Zahlart als Pflichtfeld

Das Hotelmanagement kann die Erfassung der Zahlart als eine mögliche Garantie für alle Reservierung erzwingen. Dies geschieht mithilfe der Systemeinstellung (XSetup) PaymentMethodMandatory . Wenn Sie die Zahlart als Pflichtfeld definieren, greifen die folgenden Bedingungen:

• Keine neue Einzelreservierung kann abgeschlossen werden, ohne dass das Feld Zahlart ausgefüllt wurde. Dies gilt auch für Reservierungen, die von einem Kontingent abgerufen werden (Kontingentreservierungen)

• Bei Gruppenreservierungen wird den Gruppenmitgliedern die Zahlart Barzahlung zugeordnet und kann bei Bedarf pro Gruppenmitglied geändert werden. Dies gilt auch für Gruppenreservierungen, die von einem Kontingent abgerufen werden.

• Bei bereits bestehenden Reservierungen muss das Feld ausgefüllt werden, sobald der Reservierungsdialog geöffnet wird.

Wenn Sie die Eingabe der Zahlart nicht verpflichtend machen, muss die Zahlart nicht als Information hinterlegt werden, die Angabe ist optional.

Verhalten bei Rechnungen

Wenn eine Rechnung zu einer Reservierung erstellt wird, bei der eine Zahlart in der Reservierung vorgegeben wurde, ist die Zahlart automatisch in der Rechnung vermerkt. Das Icon der Zahlart erscheint im oberen Bereich der Rechnung. Im Check-out Dialog wird im Feld „Zahlart“ bereits die ausgewählte Zahlart vorgegeben. Bei Kreditkarten wird hier der jeweilige Kreditkartentyp angezeigt. Die Zahlarten „Bargeld“, „Bargeldlos“ oder „Debitor“ sind eigentlich Gruppen von Zahlarten – wenn Sie eine dieser Gruppen ausgewählt haben, wird im Check-out Dialog der Rechnung die Zahlart mit der niedrigsten Nummer ausgegeben. Die restlichen Zahlarten sind über das Dropdown-Menü auswählbar – auch hier entsprechend sortiert. Dies können Sie individuell konfigurieren. [Stammdaten > Kasse Zahlarten (Flash)].

Sie können die Zahlart auch nach wie vor direkt in der Rechnung ändern.

Aktive Listen

Auch in den Aktiven Listen wird die zugeordnete Standard-Zahlart in einer eigenen Spalte ausgegeben. Die Spalte können Sie wie gewohnt ein- oder ausblenden. Sie finden Sie in folgenden Listen: Anreisen, Abreisen, In-House und Reservierungen.

Achtung: um die Spalte in Ihren Listen zu sehen, müssen Sie sie händisch einblenden.

Anwendungsbeispiele - so nutzen Sie die neue Zahlungsorganisation

Bemerkung

[Reservierungsdialog > Reservierungs-Tab > Bemerkung]

Hinterlegen Sie bei Bedarf in der Reservierungsübersicht eine Bemerkung zu einer Reservierung (wichtige Hinweise bei Anreise, etc).

TIPP: Die hier hinterlegte Bemerkung kann mithilfe des Übersetzungscodes ${res.notes} in Ihren Reservierungs- und Rechnungstexten wiedergegeben werden. Bei Fragen zur Einbindung von Ersetzungscodes in Ihre Vorlagen schauen Sie bitte hier oder fragen Sie das protel Cloud Support Team oder Ihren protel Händler.

Gruppenbemerkung

[Reservierungsdialog > Reservierungs-Tab > Gruppenbemerkung]

Wenn die aufgerufene Reservierung Teil einer Gruppenreservierung ist, gibt es ein zusätzliches Bemerkungsfeld für die Gruppe:

Kontingent zuordnen

[Reservierungsdialog > Reservierungs-Tab > Klappbox "Kontingent"]

Über die Kontingent-Klappbox können Sie eine gebuchte Reservierung nachträglich einem Kontingent zuweisen. Voraussetzung ist, dass die Reservierung zu den Kontingenteinstellungen passt, das heißt das Kontingent muss im Reservierungszeitraum liegen und die Zimmerkategorie muss im Kontingent enthalten sein - anderenfalls kann in der Klappbox nichts ausgewählt werden.

Hinweis: Bei nachträglicher Zuweisung von Kontingenten werden die im Kontingent definierten Vorlagen-Werte NICHT übernommen.

Weiterführende Informationen zu Kontingenten finden Sie hier:
Reservierung > Kontingente

Anzeigefarbe der Reservierung ändern

[Reservierungsdialog > Reservierungs-Tab > Farbe]

Zur farblichen Hervorhebung im Zimmerplan können Sie für jede Reservierung die Farbe ändern (empfiehlt sich nur in Einzelfällen).

Um eine andere Farbe festzulegen, klicken Sie im Reservierungsdialog (Tab Reservierung) auf das Farbauswahlfeld:

Durch Auswahl von zwei unterschiedlichen Farben wird ein Farbverlauf erzielt. Wenn Sie keinen Farbverlauf wünschen, wählen Sie in beiden Farbfeldern dieselbe Farbe aus.

Im Normalfall bestimmt der Status (s. o.) die Farbe der Reservierung.

Weiterführende Informationen zum Reservierungsstatus finden Sie hier:
Stammdaten > Reservierungscodes > Reservierungsstatus